Il ruolo e le mansioni della segreteria in uno studio dentistico

La segretaria del studio dentistico DeMartino, si occupa dell’accoglienza di ogni paziente e della prenotazione degli appuntamenti tramite l'utilizzo del telefono e del computer. Ogni paziente ha le sue peculiarità e necessità: sulla base di queste la segretaria dovrà fissare gli appuntamenti prendendo in considerazione la durata dell’operazione in base a quanto gli suggerisce lo specialista. La segretaria è in continua comunicazione con l’odontoiatra poiché è considerata per certi versi  l’intermediario che si occupa del rapporto con il paziente.

Lo scopo della segretaria è quello di osservare il paziente nell' esecuzione dei protocolli necessari, facendogli compilare la documentazione e inserendo le sue firme quando è necessario. Il suo “stare a contatto con i pazienti” è il bisogno principale che consente di seguirli in momenti in cui magari non sono ben disposti, come per la compilazione di documenti burocratici, o per il pagamento della parcella, avendo ottenuto determinati requisiti come la cortesia, la preparazione, l’utilizzo di un linguaggio consono, la pazienza e la capacità di reggere lo stress. Quest'ultima si occupa di gestire le attività dello studio, gli appuntamenti, i dettagli della sala d’aspetto, l'affinità sia cartacea che via web e la comunicazione mediante l'utilizzo dei social, venendo sempre considerato una delle competenze chiavi che la segretaria deve avere. In conclusione, il ruolo di quest'ultima è quello di avere diversi incarichi, ma non dimentichiamoci che il suo scopo è quello di essere molto empatica e socievole dato che deve gestire le persone che dal dentista possono avere umori, paure e sensazioni particolari.